Een financieel dashboard voor elf bv’s.
Elf bv’s, vijf systemen en een maandafsluiting die in spreadsheets woonde. Het dashboard haalt de cijfers nu zelf op: boekhouding, urenregistratie, planning, bank. Het rekent ze door tot bankstand, openstaande facturen en een verkorte winst-en-verliesrekening. Om zeven uur staat alles klaar.
Iedereen ziet zijn eigen dashboard.
De directie ziet de bankstand en het resultaat, finance ziet openstaande facturen en de bankmutaties, een brand manager ziet de uren en budgetten van zijn eigen klanten. Wissel hieronder van rol en kijk wat er verdwijnt.
Kijk mee als:
Tweestapsverificatie staat aan.
Board
Nagebouwd in de huisstijl van het echte dashboard. Alle bedragen, percentages en klantnamen op deze pagina zijn verzonnen: de opdracht gaat over cijfers die niemand buiten het bedrijf hoort te zien.
Vier dingen die het verschil maken.
Een dashboard is makkelijk te tekenen en lastig te vertrouwen. Het werk zit in de koppelingen, de bewaking en de vraag wie wat mag zien.
Om zeven uur staat alles klaar
Elke ochtend haalt het dashboard zelf de cijfers op: de standen van alle bankrekeningen, de openstaande facturen van elke administratie en de uren van gisteren. Wie om acht uur inlogt, kijkt naar vandaag.
- Bankstand op vaste meetmomenten, zodat de trendlijn eerlijk blijft.
- Een gemiste start, bijvoorbeeld door een update, wordt daarna vanzelf ingehaald.
- De maandafsluiting leest terug uit hetzelfde systeem, dus er is nog maar één versie van de waarheid.
Liever geen cijfer dan een verkeerd cijfer
Externe systemen leveren soms halve data: een rapport dat leegloopt, een kolom die hernoemd is, datums die ineens Amerikaans zijn. Elke ophaalslag gaat daarom eerst langs een poortwachter. Klopt het niet, dan wordt er niets weggegooid en blijven de cijfers van gisteren staan, met een melding erbij.
- Fors minder rijen dan de vorige keer? Weigeren, niet overschrijven.
- Elke run staat in een logboek met aantallen, waarschuwingen en reden.
- Gebruikers zien nooit een technische fout, beheerders zien hem gegroepeerd op één pagina.
Een eigen portaal voor wie een pas heeft
Pinbetalingen zonder bon kosten een boekhouder elke maand dagen. Daarom kreeg het dashboard een tweede, kleine ingang: wie een bedrijfspas heeft, logt daar in, ziet alleen zijn eigen uitgaven en hangt er een bon en een uitleg aan. Eén herinnering per week, en niemand hoeft nog achter een mailtje aan.
- Aparte inlog, volledig gescheiden van het dashboard zelf.
- Alleen uitgaande bedragen worden bewaard, inkomsten komen het portaal nooit binnen.
- Afgekeurd? Dan komt de regel met reden terug bij de indiener.
Tien rollen, tien verschillende dashboards
In een bedrijf met elf bv’s is de vraag zelden wat er mogelijk is, maar wie het mag zien. Elke pagina hangt aan een rol, elk account staat achter tweestapsverificatie, en een nieuwe pagina komt er nooit vanzelf bij voor een bestaande rol. Dat laatste is expres: rechten groeien anders stilletjes mee.
- Tweestapsverificatie verplicht, ook voor beheerders.
- Uitnodigingen en wachtwoordherstel via een link die één keer werkt.
- Koppelingen met externe systemen staan versleuteld opgeslagen.
| Onderdeel | Directie | Finance | Brand |
|---|---|---|---|
| Bankstand en P&L | ja | ja | nee |
| Openstaande facturen | ja | ja | nee |
| Uren en budget eigen klanten | ja | ja | ja |
| Gebruikers en rechten | nee | nee | nee |
Waarom je hier geen echte cijfers ziet.
Dit dashboard staat vol met omzet, marges, klantnamen en salarissen. Dat hoort achter een login te blijven, ook als het ons goed uitkomt om het te laten zien. Daarom is de opdrachtgever hier anoniem, is elk bedrag op deze pagina verzonnen en is het scherm nagebouwd in dezelfde stijl in plaats van uit de echte omgeving geknipt. Wat je ziet is precies hoe het werkt. Wat je niet ziet, is van de klant.
Herken je het: cijfers die in vijf systemen wonen?
De eerste stap is een gesprek van een uur over waar je nu op stuurt en wat je mist. Daarna weet je wat er kan, wat het kost en hoe lang het duurt. Vaste prijs, vooraf.
Vaste prijs, vooraf
Je weet vóór we beginnen precies wat het kost. Geen verrassingen achteraf.
Eerst advies, dan bouwen
Een website staat meestal binnen twee weken online. Bij een dashboard spreken we eerst een aanpak en een planning af.
Je zit nergens aan vast
Alles wat we maken is en blijft van jou. Geen verplicht abonnement.